信息化进程中对高校档案工作的几点思考

高校档案是一项直接面向教职员工和学生的工作，充分发挥出档案的凭证和参考作用对于发展教育事业研究具有重要的意义。随着信息化时代的到来，高效的数字档案馆建设也迎来了发展时期。档案信息化可以分解为三点：档案信息的数字化、档案信息接收、传递、存储以及提供利用的一体化、档案信息的网络化。当前高校档案信息化已经成为了一项战略性任务，这也是档案事业的重要历史发展机遇，档案信息化建设必然是当下档案事业发展的最终选择。 1　高校档案信息化建设的必要性 1）高校档案信息化是符合时代发展的需求。在《全国档案事业发展“十一五”规划》中要求高校档案部门必须要做好档案工作信息化的建设。这是不仅是高校信息系统的必然要求，也是国家、社会信息系统的必然要求。 2）高校档案信息化建设可以提高档案信息资源开发利用能力。信息化时代的到来为利用信息处理技术开发档案信息资源提供了极大的便利。通过使用信息化技术来处理高校档案，能够很大程度上提升档案信息的处理和利用效率，提升开发能力，实现档案的最大利用价值。 3）高校档案信息化有助于保存档案信息资源。相对于传统的档案存储载体，电子档案存储载体具有占用空间小、存储量大、传输速度快的优点，其具有的检索便捷、无限距离传输等特点能够极大地减少档案处理时间，进而增加档案信息资源保管和服务社会的能力。 2　信息化进程中高校档案信息服务的转变 1）由封闭式转向开放式。信息化的档案管理能够实现远程传递，打破了传统模式在时间、空间、地域等方面的限制，大大地提升了档案的利用效率。当前的现代化服务模式，更加重视档案信息的利用反馈与服务互动作用，数字环境下的高校档案管理能够满足档案管理者、档案利用者、上级主管业务部门等之间的互动，帮助实现档案信息交流，满足使用者的各种需求，从而实现改善档案工作的目的。 2）由被动转为了主动。受多方面的影响，传统的档案信息服务多以被动服务为主，主要是根据使用者提出的需求，服务人员再进行查询，工作效率极低。主动服务的宗旨是通过各种对外宣传，令用户主动了解档案信息资源，主动将档案信息应用到生产、建设的第一线，服务于社会的各项生产。 3）由单一转向多元。传统的档案信息主要受信息内容、技术以及载体形式影响，只能够提供单一、简单的服务。而信息时代的档案管理，拓宽了档案服务的内容，并从形式上丰富了档案信息，提供的内容更加具有深度和广度，在载体上也具有了多种形式，能够轻松实现档案信息的传输。 3　高校档案信息化管理服务模式探究 1）面向用户的档案信息集成服务模式。档案信息化管理主要采取的模式为集成信息服务模式。这种服务理念下，需要对档案信息服务要素进行综合，构建面向用户的高效能、综合化档案信息服务体系，它包含技术、资源、功能、人力、机构等多个层面的集成，使得用户能够得到全方位的、动态的、多层次的服务体验。为了实现这种集成服务模式最主要的是先建立一个信息集成系统，能够实现对于数字资源的有机连接，使得用户能够获取一条龙服务。 2）分布式分层次的档案信息服务模式。从另一个角度来首，就是要建立一个统一管理的“信息咨询中心”，然后统一地对外开展用户服务。在该项服务中要包含承接数字档案馆利用指南、文献检索、定题服务、科技查新、调研报告等各种服务。所有的服务都统一由总咨询台负责指引，；在各个部门分别设立相应的咨询平台以及文献查询；对于专项的问题则有相关专家负责。这种服务模式更加人性化，符合人力资源管理理念，更加有利于文献资源的优化配置与使用，提升档案管理的服务质量。但是这种服务模式必须需要具有一定的计算机技术以及优良的专家团队上，这样才能够实现系统设计、资源配置与开发、服务传递等全方位集成。 3）个性化档案信息服务模式。档案信息服务个性化主要强调的是“以人为本”，这也是信息服务发展的最终呈现特征之一。个性化信息服务不仅仅是信息服务的必然路径，也是数字档案信息服务发展的必然需求。高校作为先进文化的代表，也是科研项目研究的主力军，具有比较高的素质来进行档案信息化管理，因此进行高效档案信息化管理过程中应该始终朝着个性化服务这个目标来发展。当前很多院校已经开展了多种形式的档案服务平台，并提供了多种个性化服务。再次需要说明的是实现个性化服务需要建立一定的知识服务系统，帮助实现知识的再生与知识积累，这也是信息服务转向知识服务的一个必经途径。 4）信息增值服务。高校档案信息在进行服务时，都会经历提供信息、筛选信息、应用信息的过程，随着信息时代的到来，用户更加倾向于能够接收到经过一定处理后的信息内容，也就是用户对档案馆服务内容的知识化需求。在这个过程中，无形中就增加了信息的价值，使得用户能够获得更加便捷的服务。为了实现信息增值服务，需要高校档案馆具有高素质的工作人员，能够对数据库进行深度加工和挖掘，实现档案的最大利用价值。 4　结语 信息化时代的到来，对于高校档案工作的发展无异于一个契机，对于提升档案服务也具有重大的意义。为了实现档案信息化模式，必须要求学校的档案数据库建设达到一定的规模，同时具备良好的计算机技术和档案信息管理人才，还要得到高校领导的重视以及广大师生的支持，档案工作才能够沿着信息化的建设进程，呈现越来越好的发展趋势。

文章来源：《教育研究与实验》 网址: http://www.jyyjysyzz.cn/qikandaodu/2021/0120/662.html